Zawieranie umów o pracę w formie elektronicznej – nadchodzące zmiany od 2025 roku

Transformacja cyfrowa umów pracowniczych staje się nieuchronna. Już niebawem będzie można szybko zawrzeć, zmienić lub zakończyć umowę bez konieczności drukowania, wysyłania czy osobistego podpisywania dokumentów. To wygoda i przyspieszenie procedur, ale i nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem danych i rolą państwa w kontroli rynku pracy. Jest to więc krok we właściwym kierunku – o ile zostanie właściwie wdrożony i zabezpieczony.

---

Już wkrótce pracodawcy i pracownicy będą mogli w pełni cyfrowo zawierać umowy o pracę, zlecenia czy umowy aktywizujące. Trwają intensywne prace legislacyjne nad uruchomieniem rządowego systemu, który ma uprościć i zautomatyzować proces zatrudnienia. Jakie zmiany niesie nowy model? Kogo obejmie? I jak się do niego przygotować?

Nowy system – co się zmienia?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje uruchomienie w 2025 r. publicznego systemu informatycznego, który umożliwi:

• zawieranie, modyfikację i rozwiązywanie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów aktywizujących (np. z nianią),

• automatyczne zgłoszenie zatrudnienia do ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej,

• przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej dostępnej z poziomu praca.gov.pl.

System ma być intuicyjny, bezpieczny i dostępny z wykorzystaniem popularnych metod uwierzytelnienia.

Jakie formy podpisu będą dopuszczone?

Jednym z kluczowych ułatwień będzie możliwość zawierania umów bez konieczności stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Obok niego, system zaakceptuje również:

• podpis osobisty (e-dowód),

• Profil Zaufany.

To istotne uproszczenie dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych, które do tej pory były zmuszone do zawierania umów papierowo lub inwestowania w kosztowny e-podpis.

Kogo obejmą zmiany?

Projekt skierowany jest przede wszystkim do:

• mikroprzedsiębiorców i osób fizycznych zatrudniających (np. rodziców zatrudniających nianię),

• rolników,

• firm zatrudniających do 9 osób.

Nowy system ma w szczególności uprościć proces zatrudnienia w przypadkach dorywczych, sezonowych i opartych na umowach cywilnoprawnych.

Główne korzyści dla pracodawców i pracowników

Zmiany mają przynieść konkretne korzyści:

• pełna cyfryzacja procesu – od podpisania umowy po zgłoszenia do urzędów,

• oszczędność czasu i kosztów związanych z drukiem, podpisywaniem i wysyłką dokumentów,

• przyspieszenie onboardingu pracowników, zwłaszcza w modelu zdalnym,

• większa przejrzystość zatrudnienia, co może ograniczyć szarą strefę.

Potencjalne wyzwania

Nie brakuje jednak głosów ostrożnych. Krytycy wskazują na:

• możliwość nadmiernej centralizacji danych i zwiększoną kontrolę państwa nad relacjami pracodawca–pracownik,

• ryzyko związane z bezpieczeństwem danych osobowych gromadzonych w jednym systemie.

Dlatego równie ważne jak samo wdrożenie technologii będzie zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń i przejrzystości zasad jej działania.

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Start systemu planowany jest na połowę 2025 r.. Nowelizacja przepisów, która umożliwi jego funkcjonowanie, ma wejść w życie najpóźniej do stycznia 2026 r.. Co ważne, zmiany nie będą wymagały nowelizacji Kodeksu pracy – zostaną wprowadzone na poziomie przepisów technicznych i ustaw sektorowych.

---

Zawieranie umów o pracę w formie elektronicznej stanie się wkrótce nie tylko możliwe, ale i znacznie prostsze. To szansa na zwiększenie efektywności procesów HR, ograniczenie biurokracji i poprawę transparentności rynku pracy. Już teraz warto śledzić postęp prac legislacyjnych i przygotować się na cyfrową rewolucję w zatrudnianiu.